Effectuer une réservation de groupe dans un hébergement

Si vous devez effectuer neuf réservations d’hébergements ou plus, vous pouvez utiliser notre fournisseur tiers, HotelPlanner. HotelPlanner est l’un des principaux vendeurs de chambres d’hôtel pour les groupes au monde et propose jusqu’à 77 % de réduction sur les tarifs de groupe dans plus de 100 000 hôtels adaptés aux groupes dans le monde entier. Voici comment demander une réservation de groupe.

1. Accédez à l’onglet Groupes depuis la page d’accueil

2. Saisissez les informations du groupe dans HotelPlanner

Indiquez votre adresse e-mail Expedia TAAP. Vous devez utiliser votre adresse e-mail de connexion à Expedia TAAP afin que votre agence soit associée à la réservation de groupe. Complétez les informations pertinentes relatives à la réservation.

Localisation
Dates requises
Type de groupe
Nombre de chambres et préférences concernant le nombre d’étoiles
Budget par nuitée
Ainsi que les informations de contact Une fois terminé, sélectionnez Continuer.

3. Renseignez les informations complémentaires relatives au groupe

Une fois votre demande envoyée, vous devrez fournir des informations supplémentaires sur le groupe. Ces informations permettront à HotelPlanner de contacter les hôtels répondant à vos besoins.

Indiquez le nom du groupe, ainsi que le type de chambres souhaité.
Important : assurez-vous de sélectionner l’option précisant que vous êtes un agent.
Saisissez les informations relatives à votre agence, notamment l’adresse et le numéro IATA.

4. Votre demande

Vous recevrez alors des instructions cruciales concernant la suite du processus. Vous recevrez également votre mot de passe de connexion au site du groupe (l’option de connexion est située dans le haut de l’écran).

5. Votre demande et les offres associées

À ce stade, vous devez passer en revue toutes les informations du groupe. Vous serez ensuite associé à un planificateur en fonction de la destination recherchée. Les planificateurs sont des experts qui sont mieux équipés pour répondre à vos besoins.

6. Passez en revue les offres des hôtels

Vous devez examiner les différentes offres proposées par les hôtels en fonction de vos paramètres de groupe.

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de tri pour afficher les hôtels par prix, localisation, avis et plus encore.
Vous pouvez également utiliser des filtres pour affiner les résultats. Par exemple, par statut, nombre d’étoiles ou prestations.

7. Acceptez ou refusez les offres

Deux options s’offrent à vous pour chaque offre :

Décliner l’offre : si l’hôtel ou l’offre ne vous convient pas. Cela permet d’y voir plus clair quant aux offres restantes.
Contacter l’hôtel : lorsqu’une offre est intéressante et que l’hôtel correspond à vos besoins, vous pouvez contacter l’hébergement pour obtenir davantage d’informations.

8. Contactez l’hôtel pour réserver

Pour accepter une offre, cliquez sur Contacter l’hôtel. Un court formulaire s’affiche alors (image 1). Vérifiez les informations, ajoutez des commentaires si besoin, puis cliquez sur le bouton d’envoi au contact de l’hôtel. Une fois l’hôtel contacté, l’offre est automatiquement mise à jour. Son statut indique alors qu’elle est à l’étude (image 2). Vous pourrez ensuite réserver directement auprès du responsable commercial de l’hôtel. Une fois la réservation effectuée, vous devez vous connecter à nouveau à HotelPlanner pour le préciser en cliquant sur le bouton qui indique que vous avez réservé dans cet hôtel. Vous devrez fournir à HotelPlanner toutes les informations nécessaires, notamment une copie du contrat.

9. Après le séjour

À l’issue du séjour de groupe, HotelPlanner prendra contact avec vous ainsi qu’avec le responsable commercial de l’hôtel pour confirmer la prise en charge et le tarif journalier. Une fois ces vérifications effectuées, HotelPlanner facturera l’hôtel concernant la commission. Après réception du paiement de la part de l’hôtel, votre commission d’agent de voyages sera traitée le premier jour du mois suivant. Le paiement est effectué par chèque, envoyé par courrier à l’adresse indiquée par vous au début du processus.