Vorgehensweise bei einer Umbuchung

In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass eine Unterkunft eine Buchung stornieren muss. Dann ist eine Umbuchung erforderlich.

Umbuchungen können in folgenden Situationen nötig werden:

• In der Unterkunft werden Wartungsmaßnahmen durchgeführt, durch die sich die Anzahl der verfügbaren Zimmer verringert.

• Die Unterkunft ist geschlossen.

• In der Unterkunft ist es zu einer Überbuchung gekommen.

So läuft eine Umbuchung üblicherweise ab:

1. Wir kontaktieren Sie

Sobald wir von der Unterkunft die Benachrichtigung erhalten, dass eine Umbuchung erforderlich ist, setzt sich unser Reservation Services Team mit Ihnen in Verbindung.

2. Sie teilen uns die Wünsche Ihrer Kunden mit

Um Ihnen die bestmöglichen alternativen Unterkünfte anbieten zu können, fragt das Reservation Services Team Sie danach, was die Reisenden hauptsächlich zur Wahl der ursprünglichen Unterkunft bewogen hat. Ging es bei der Buchung beispielsweise um einen möglichst entspannten Wellnessurlaub oder war das Zimmer mit Meerblick der entscheidende Faktor? Oder gab die günstige Lage der Unterkunft für eine Städtereise den Ausschlag zur Buchung? Die Bedürfnisse der Reisenden zu kennen, hilft uns dabei, eine geeignete alternative Unterkunft zu finden.

Wenn diese Gründe nicht genannt werden, legt Reservation Services die folgenden Kriterien zugrunde:

• Bestmögliche Übereinstimmung mit der ursprünglichen Unterkunft in Bezug auf die Qualität (d. h. Fünf-Sterne-Kategorie, Ausstattung usw.)

• Bestmögliche Übereinstimmung mit der ursprünglichen Unterkunft in Bezug auf die Lage (d. h. innerhalb von 1,6 Kilometern)

3. Sie bestätigen die alternative Unterkunft

Reservations Services wird Sie über die besten verfügbaren Unterkunftsalternativen informieren, damit Sie bei Ihren Kunden nachfragen können, ob eine der Optionen gefällt.

Hinweis: Wenn Sie auf den Umbuchungsvorgang verzichten, wird Ihnen der Preis der ursprünglichen Buchung vollständig erstattet. Die Kosten für eine neue Buchung tragen Sie in diesem Fall selbst. Die Kosten sind somit nicht erstattungsfähig.

Wie gesagt, zu Umbuchungen kommt es, wenn eine Unterkunft die gebuchte Leistung nicht erbringen kann. Ein Reisender kann eine Umbuchung nur dann anfordern, wenn die Unterkunft Gesundheits- oder Sicherheitsstandards nicht erfüllt. Dies sollte für eine anschließende Untersuchung dokumentiert und belegt werden.

Noch ein letzter Hinweis: Wenn die Unterkunft uns nicht im Voraus über die Notwendigkeit der Umbuchung informiert hat und Ihr Kunde in der Unterkunft anreist, wenden Sie sich unter der angegebenen Telefonnummer an unseren Support für Reiseberater. Unser Support für Reiseberater wird Sie an das Reservation Services Team weiterleiten, das versuchen wird, das Problem mit der Unterkunft zu lösen. Wenn dies nicht möglich ist, wird die Umbuchung für Ihren Kunden vorgenommen.